אירועים בקהילות און ליין

אירועים? מי צריך אותם בכלל?

לאירועים של קהילה יש חלק חשוב בגדילה ובהתפתחות שלה. יש להם יכולת נהדרת לאחד בין אנשים ולשמש כבסיס חברתי לדברים טובים שעוד יקרו בין חברי הקהילה.

אנשים מגיעים לקהילות, פעמים רבות, בזכות התוכן שיש בקהילה – ידע מעניין, פיתוח מקצועי, הנאה. אבל רוב האנשים יישארו בקהילה לאורך זמן גם בזכות מערכות היחסים שהם ייצרו שם. ואירועים יכולים לשמש קרקע מצוינת לאותן מערכות יחסים. שני מומחים ל"תחושת קהילה" – מקמילן וצ'ביס (1986) טוענים כי אירועים הם מרכיב חשוב בהעמקת הקשרים האמוציונליים בין חברי קהילה.

אירועים מסייעים ביצירת קשר חזק יותר בין החברים ומגבירים את ההשתתפות והמעורבות בקהילה. קל לנו יותר להגיב או לתת עצה למישהו שפגשנו באירוע קהילתי. האירועים מעודדים אותנו לתקשר ישירות זה עם זה, ומשפרים את רמות האמון בין החברים בקהילה.

אירועים גם מספקים לאנשים סיבה טובה להיכנס לקהילה באופן תדיר – הם פשוט רוצים להישאר מעודכנים במה שקורה, קרה או יקרה בקהילה.

און ליין או אוף ליין?

אם תשאלו אותי, כמעט אין כזה דבר קהילה שלא נפגשת גם אוף ליין. למרות כל הדיגיטל והוירטואל, אנחנו יצורים חברתיים שאוהבים לחוש, לראות ולשוחח. אף מדיה דיגיטלית לא תעביר לנו שפת גוף, חיבוק או רושם ראשוני. ולכן אירועים אוף ליין חשובים מאוד.

נכון, לא תמיד הם אפשריים, אבל גם אם רק חלק מחברי הקהילה יכולים (תיאורטית לפחות) להגיע אליהם, כדאי להשקיע בהם. ויש לזה גם הוכחה! יאנג ושות' חקרו את השפעתם של אירועי אוף ליין על קהילות און ליין, ומצאו כי אירועים אוף ליין העלו את אחוז הצפייה בעמודים באתרי קהילה ב 60.4% ואת המעורבות ב 27.2% (הנתון מפה).

עם זאת, אי אפשר להתעלם מהאון ליין הנגיש. ולכן, כדאי להשקיע גם כאן וגם כאן.

מהו כולל אירוע מוצלח?

• אירוע מוצלח הוא כזה שמייצר סביבו ציפייה. עוד על כך בהמשך.
• לחברים בקהילה צריכה להיות סיבה להשתתף בו (ידע חשוב, פיתוח מערכות יחסים, הטבות מיוחדות, כיף, מטרה חברתית וכד') – כלומר בבסיסו יש תוכן בעל ערך לחברים.
• אירוע מוצלח מספק הזדמנות לאינטראקציה עם חברי קהילה אחרים (וזה אומר שחייבים לכלול באירועים זמן מינגלינג).
• אירוע יכול לתת לחברי קהילה תחושה של סגירת מעגל. הם לא רק מתייעצים, מייעצים, לומדים או נהנים יחד, הם גם מכירים ומעמיקים מערכות יחסים.
• חשוב לכלול באירוע מעורבות ותקשורת עם המארח, מנהלי הקהילה ושאר חברי צוות מובילים. אנשים אוהבים להכיר, להתקרב, לראות ולחזק קשרים.

סוגי אירועים

כמה דוגמאות לאירועי און ליין:

• וובינרים, הרצאות און ליין, לייב ייחודי של מומחים לקהילה בלבד.
• דיונים בנושאים ספציפיים מסוימים
• ראיונות עם אנשי מפתח בתחום בו הקהילה עוסקת
• אתגרים ותחרויות
• אוריינטציה למצטרפים חדשים – כל מה שכדאי להם לדעת על הקהילה
• קידום למוצרים ושירותים חדשים, הטבות לחברי קהילה וכד'
• אירועים חד פעמיים, למשל חגיגת אבני דרך ("הקהילה חוגגת שנה"), ימי גיוס כספים למטרות חשובות, השקת מוצרים, הישגים מיוחדים של חברי קהילה, וכד'

דוגמאות לאירועי אוף ליין:

• תערוכות וכנסים הקשורים לנושא הקהילה – בעיקר כשמדובר בקהילות מקצועיות או לומדות
• השקת מוצרים חדשים – וכמובן הטבות לחברי הקהילה ברכישה או שימוש
• מסיבות נושא
• הרצאות, הופעות והצגות
• אי כנס – בו כל חבר קהילה יכול לתרום מהידע שלו
• מפגשים ודיונים – על הקהילה (למשל מפגש בניית חזון לקהילה), על נושאים קשורים לקהילה, מפגשי היכרות וכד'

תכנון אירועים

כמו כל דבר שנעשה בקהילה, תכנון הוא חלק חשוב מאוד שיסייע מאוד להצלחת האירוע.

חשוב לזכור כי רוב מה שקורה באירוע, קורה מאחורי הקלעים – לפני ואחרי האירוע עצמו. ולכן, כמו תמיד, נדרשת אסטרטגיה, הכנה וחשיבה על תכנון אירועים.

הנה ההמלצות שלי לתכנון אירועים:

• אסטרטגיה – כדאי לחשוב מראש אילו סוגי אירועים נרצה לייצר, מהי התרומה שלהם להתפתחות הקהילה, מהו הערך לחברי הקהילה שיגיעו, וכד'.
• בחירת מקום – און ליין או אוף ליין? האם זה מקום שהאווירה בו מתאימה למטרת הקהילה? האם יהיה מקום למפגש אמיתי? וכד'
• בניית תשתית – כדאי לחשוב מראש על לוח שנה ובו מסומנים אירועי הקהילה, בניית מאגר נתונים למשתתפים באירוע, תשתית לתיעוד האירוע, עדכונים על האירועים וכד'.
• הערכת צרכים – של הצוות המנהל את האירוע, המארחים, המשתתפים וכד'. כדאי בשלב זה להבין גם האם האירועים יהיו בתשלום או בחינם, האם ממומנים ע"י גופים מסחריים, וכד'.
• הכנה של מסמכים תומכים באירועים – חוקים, הנחיות, לו"ז, אג'נדה, מטרות, שותפים, וכד'.

לפני כל אירוע כדאי לחשוב:

• מהו סוג האירוע שנרצה?
• מה נדרש לתכנון ולביצוע האירוע?
• מי ינהל את האירוע?
• מי ישתתף בו?
• מהם התפקידים באירוע ומי יכול לבצע אותם?
• איזה סוג Follow up  נדרש לאחר האירוע?
• מהן התוצאות שמצפים להשיג באמצעות האירוע?

אם הקהילה היא בתחילת הדרך, רצוי להתחיל בקטן, עם אירועים אינטימיים, אבל כמו תמיד- לשמור על גמישות ולשלב כבר בהתחלה מנגנון של פידבק – על מנת שנדע להשתפר ולשפר את האירועים בהמשך וכשהקהילה תגדל.

תוכן סביב אירועים

בבסיסו של כל אירוע – נמצא תוכן טוב. הופעה, הרצאה, דיון מעניין או נושא מאחד, יגרמו ליותר אנשים לצאת מהבית ולהגיע. כמובן חשוב לוודא שהתוכן של האירוע עצמו תואם את החזון והמטרות של הקהילה.

אבל לא רק באירוע עצמו. תוכן סביב אירועים מאחד את הקהילה ויוצר מעורבות. מהו התוכן לפני, במהלך ולאחר אירוע? ומה מטרתו?

לפני האירוע – מטרת התוכן לבנות ציפייה לאירוע עצמו, ולעודד עוד חברים להשתתף בו. דוגמאות לתוכן לפני אירוע:

• דיונים ע"י מומחים שמשתתפים באירוע – על הנושא עליו ידברו (על הדרך הם גם יקבלו פידבק מהשטח על הנושא).
• ראיונות עם המומחים – פייסבוק לייב, גוגל הנגאאוט וכד'.
• לוח אירועים דינמי או ספירה לאחור עד תחילת האירוע.
• מידע או היילייטיס מתוך האירוע – למשל טריילרים.
• כדאי באמצעות תוכן לצ'פר את מי שמתכוון להגיע – לתת להם במה, להודות להם וכד' – כדי לעודד אחרים להצטרף.

במהלך האירוע – המטרה כאן היא לאחד את חברי הקהילה – כדי שמי שלא הגיע ירגיש מצד אחד שהפסיד, אבל מי שרצה ולא יכול היה לבוא, ירגיש חלק בכל זאת. דוגמאות לתוכן בקהילה בזמן האירוע:

• שידור האירוע, או חלק ממנו, בלייב
• העלאת תמונות מהאירוע
• כדאי לאפשר ולעודד חברי הקהילה לשתף תוכן מהאירוע בתוך הקהילה – תמונות, וידאו, פוסטים שכתבו, וכד'.
• מומלץ לייצר סימבוליות/שפה מסוימת סביב האירוע, למשל # מיוחד לאירוע, וכך כל התכנים של האירוע ימותגו ויספקו עוד הצצה למה שהיה שם.

לאחר האירוע – מטרת התוכן לאחר האירוע הוא לתחזק את תחושת הקהילה. דוגמאות לתוכן לאחר האירוע:

• המומחים שהציגו/דיברו באירוע יכולים לשלוח את המצגות או חומרים אחרים.
• כדאי לייצר "פינה" בקהילה שבה מי שהשתתף יכול לשתף מרשמיו.
• תיעוד של האירוע – תמונות, וידאו וכד'.

התוכן הכי טוב בקהילה הוא תוכן על הקהילה, וכאן אירועים עושים יופי של עבודה. חברי קהילה תמיד יבואו לבדוק אם הם או חבריהם מופיעים בתמונות, אם מישהו תייג אותם וכד'. תוכן כזה יגביר את המעורבות בקהילה.

ואי אפשר בלי – מדידת הצלחת האירועים

שוב הדבר הזה שמנהלי קהילות לא אוהבים לעשות, אבל הוא חשוב כל כך.

תזכורת – בגדול, המטרות של האירועים הן:

• להעלות פעילות
• להגביר תחושת קהילה
• להגדיל את כמות המשתתפים הפעילים

אז מה חשוב למדוד סביב אירועים?

• אילו סוגי אירועים הביאו רמת מעורבות והשתתפות הכי גבוהה?
• אילו שעות הכי טובות? מהו המיקום המוצלח? ולמה?
• איזה קידום הכי עובד? (או איך הצלחנו להביא משתתפים?)
• איזה תוכן עבד לפני, במהלך ואחרי כל אירוע? ולמה?
• מה קרה בקהילה לאחר האירוע?
• וכמובן – מה לא עבד ולמה?

באילו אירועים מוצלחים השתתפתם? אילו אתם יזמתם בקהילות שלכם? מה הכי עבד לכם? שתפו אותנו.

רוצים ללמוד עוד על ניהול קהילה מוצלח? בואו לכאן.